はじめに言っておきますが、個人的には内定辞退の連絡をするにあたって、メールのみでの連絡でも全然問題ないと思っています。
それについては内定辞退を承諾後に連絡する上で電話じゃなくてメールでも充分では？でも力説していますのでご参考に。
とはいえ、、
世の中的には、内定辞退の連絡をするにあたってメールだけだと「あなた頭おかしんいんじゃないの？」ってくらいの扱いを受ける可能性があるわけです。
そこで、今回は、電話での内定辞退の連絡をする際に、どんなふうに連絡すればいいのよ？ってところの話をテンプレと例文を合わせてお伝えします。
これさえあれば、あなたはテレアポのアルバイトをしているかのごとく、淡々と内定辞退の連絡の旨を何の苦しみもなく済ませることが出来るはずです。
では早速。
- 内定辞退を電話でする際のざっくりとした5段階の流れを確認
- 内定辞退の連絡をかける際に気を付けるべき細かな2つのポイント
- 内定辞退の連絡をした際の想定される会話の流れ【例文】
- 万全の対策とは、すなわち、圧倒的な内定辞退に値する理由を準備すること
- 内定辞退のコツは、圧倒的な説得力のある辞退理由を準備すること
- まとめ
内定辞退を電話でする際のざっくりとした5段階の流れを確認
まずは押さえるべき5つの要素を確認しましょう。
以下の内容が、最低限、電話で伝えなければならないことです。
☑電話を掛ける、身元・氏名を伝える
☑内定をもらったことについてのお礼を伝える
☑今電話しても大丈夫かどうかの確認をする
☑内定辞退の旨を伝える（聞かれたら理由も）
☑これまでの面接等についてのお礼を伝える、電話を切る。
※担当者が不在であった場合は（☑後ほどかけなおす旨を伝える→☑電話を切る）の要領で、もう一度上記の流れでやり直します。
上記の5つの要素です。
これらの5つの要素を伝えるというミッションをクリアすること＝内定辞退の連絡をすることです。
これはもう内定を承諾したものの任務とおもって遂行しましょう。
任務遂行のためにはしっかりと作戦を立てるのは当たり前ですよね。
その上で、これらの5つの要素を上から順番に会話の流れに乗せて伝えていくことになるということをまずは覚えておきましょう。
では次に、例文の紹介に入る前に、内定辞退の電話での連絡をかけるときに気を付けておいた方がいい細かな2つのポイントについても見ておきます。
内定辞退の連絡をかける際に気を付けるべき細かな2つのポイント
①14時～16時頃に電話をかける
②声のトーンに細心の注意を払う
というのが気を付けるべき細かな2つのポイントです。
①の電話を掛ける時間帯についてですがが、確かにただでさえ忙しい社会人に、いきなり内定辞退の旨を伝えるとか酷すぎますよね
なので、この14時～16時という時間帯が一般的には電話をかけても失礼にあたらない時間帯なのだそうです。
もちろん職種によってばらばらだとは思いますが、朝一番や昼休み時、終電間際を回避したのがこの時間になるので、迷ったら「14時～16時」を狙いましょう。
で、②声のトーンに細心の注意を払うについては、まぁ内定辞退の連絡をするにあたって、それこそテンション高かったら、さすがにヤバいですよね。
そんなこと言われなくてもわかるって話ですが、緊張してしまって、無自覚でテンション高めの電話になってしまわないように、細心の注意を払いましょうということです。
あと、誠意が伝わるように、声のトーンは暗すぎてもダメで高めのトーンが理想的だそうですが、これについて僕もあんまりよくわからないので、まぁいつもよりは声のトーンを少し高めを意識して、テンションは低めでということでＯＫです。
では、内定辞退の電話をする際の細かな2つのポイントを理解したところで、次に、想定される具体的な会話の流れを一通り例文で確認しておきましょう。あくまで例文です。
内定辞退の連絡をした際の想定される会話の流れ【例文】
採：「お電話ありがとうございます。○○商事でございます」
就：「わたくし、○○大学○○学部○○学科の□□□□と申します」
採：「お世話になっております」
就：「お世話になっております。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
採：「私です。□□さん、お久しぶりです」
就：「ご無沙汰しております。この度は内定のご連絡ありがとうございます。△△さん、今5分ほどお時間を頂戴してもよろしいでしょうか」
採：「ええ、大丈夫ですよ」
就：「大変申し上げにくいのですが、今回の内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。大変申し訳ありません。（以下理由を簡潔に）」
採：「そうですか……わかりました。お電話ありがとうございました」
就：「これまで面接などで大変お世話になりました。それでは失礼いたします」
引用：内定辞退、どう伝える？電話・メール・手紙の話し方例・書き方例
はい、こちら参考になる会話の例文を見つけたので引用してきました。
で、1つ絶対に覚えておいてもらいたいことは、例文はあくまで例文、想定されるものなので、イレギュラーな会話の流れになることだって十分すぎるくらいありえるってことです。
むしろ、イレギュラーな流れになること前提で電話しましょう。
じゃないとテンパって、テンション高めの声のトーンになって、誠意とやらも伝わらなかったら、せっかくの準備も台無しですし、笑えません。
なので、上記の例文にあるような綺麗すぎる会話の流れで内定辞退の連絡の旨を伝えるだけのミッションの方が不自然です。
僕が電話した際にもしこんな感じの対応をされたら、
「え、これだけ？めっちゃ潔いい。。何か逆に怖っ」
ってなります。
なので、それくらいこの上記の例文のような会話の流れが淡々と進むということは不自然極まりないこと、ごくごくごく稀だということを理解しておくように。
話を戻しまして、とはいっても、いくらイレギュラーな会話になるとはいっても、なるべく短い時間で内定辞退の連絡を電話で済ますというミッションをクリアしたいですよね？
ねちねち色々言われた挙句、電話でどなられて、おどおどしていた矢先に「ちょっと会社まで謝りに来てもらえます？」みたいな展開に持ち込まれたらいやですよね。
なので極力そうならないためには、万全の対策をしたうえで内定辞退には挑めばいいのです。
ってわけで、次に備えおくべき、その万全の対策とは何？ということをお伝えしていきます。
万全の対策とは、すなわち、圧倒的な内定辞退に値する理由を準備すること
そう、内定辞退の連絡をするにあたって、確実に電話が長引く原因は、内定辞退の理由にあると考えられます。
代表的な内定辞退の理由としては、、
・ほかの企業から内定をもらったから
・内定をもらったものの、説明された仕事内容が思っていたイメージと違っていたから
・自分の適性に合う仕事か不安になったから
・自分が希望していた配属先ではなかったから など
まぁこんな感じで色々ありますよね。
とはいっても、こういったいわゆる、ありきたりな内定辞退の理由をいうのは本当によろしくないと思います。
こういう内定辞退の理由をどうすればいいのか？っていうのを調べてみて、みんながこういってるから、俺もおんなじだし、この理由でいいや～ということで、電話すれば間違いなくそいつは終わります。と思います。
なぜか？
それは、人事からしても、こうしたいわゆる、ＴＨＥ・内定辞退の理由みたいなことを言われたら、「おいおいまたかよ～またこの理由で辞退してきたよ～」ってな感じで、聞き飽きているわけですよね。
で、そうなるとどうなるかっていうと、人事としても、そういった内定辞退の理由に対しての、学生に対する問い詰める準備というもの、例年の経験からやり慣れているわけですよね。
で、そうなると、学生からしたら、「え、正直に内定辞退の理由を言ったのに、なんでこんなにつけこまれるの？こわいこわい！」ってなっちゃうパターンだと思うんです。
僕が聞いた話の中で、内定辞退をして本当にやばかった会社というのは、野〇證券という会社なのですが、こちらの会社の内定辞退の連絡を電話でした際に、内定辞退では「他社を受けていて、そちらへの入社意思が高かったので。。」という理由を述べたことから、電話では激高され、後日オフィスに強制的に呼び出され（行かなくてもいいとは思うけど‥）、で、土下座させられた挙句、頭らかコップに入った水をぶっかけられたという学生がいたという話を聞いています。
これは本当声を大にしてはいえない。。
で、僕はどうしてそんなに呼び出された挙句に、ここまでに仕打ちを彼が受けることになったのかを考えてみたんです。
けどこれって要は、内定辞退をする旨を伝えて、そこから怒られるに至ったわけが何であったのかというと確実に、内定辞退の理由で変なこといっちゃったってことですよね。
もしそこで内定辞退の理由を求められた際に、企業からしても「なるほど」って納得してもらえるレベルの内定辞退の理由を述べることが出来れば、あんな大事件には発展しませんよね。※あくまで友人からの情報ですよ。
で、要するに、僕が言いたいことというのは、この内定辞退の電話での連絡をする際に、電話が長引いて後日も呼び出されて、怒られて‥、‥、‥、っていう無駄な時間をとられないためにも、やるべきことはただひとつです。
内定辞退のコツは、圧倒的な説得力のある辞退理由を準備すること
それが、内定辞退の理由を、「こちら側に負がある内容ではなく、企業側に負がある内容であるものにしてしまって、企業としても反省せざるを得ないような内定辞退の理由を宣言すること。」です。※クソやなお前とか言われるかもしれませんがこれも対策の1つです( ;∀;)
これに限ります。
もし、これが出来れば、本当に強いです。何も怖くありません。
例えば、内定をもらった企業であれば、一度は「内定者オリエンテーション」というもの、もしくは入社式に参加している状態ではないでしょうか？
その場所に参加した際に、内定者である同期の学生たちが、全員自分と全く気の合わない苦手なタイプな人間であったことが判明したとしましょう。仮にね。
で、ここであなたならどうしますか？それまでの面接の選考フローや面接官のひとを見る限りは、そんなことなかったのに、内定者といざ対面したら本当に変な奴ばっかりだったと。
はい、この状況でもし、もう一社他社からの内定をもらっていたとすれば、、、迷わず他社の方に行きませんか？いくらその他社というのが第二志望の企業であったとしてもです。
これです。これが、内定辞退の理由として、圧倒的な理由となる事例の1つです。
なので、内定辞退の理由は何ですか？と聞かれたとすれば、それに対して、「内定承諾後に参加させてもらったイベント等での内定者対して、今後ここで入社するにあたって自分はふさわしくないとここで初めて感じたから。それまではわからなかった。」といえばいいわけです。
これに対して、なんでそんなこと今になって？とは言えませんよね。だって、内定承諾してからの絶望的な気づきであるわけですから。。
他には、例えば、内定をもらってから会社の人たちのことをもっと知るために、ＯＢ・ＯＧ訪問をしたとします。
で、そこで何人かの社員のかたに声をかけたにもかかわらず、全員、こちらのメールを無視されましたと。
やっとのことで会ってくれた社員さんも、めちゃくちゃ変わった人、もう超変人でしたと。
はい、これまた内定辞退にふさわしい理由ですよね。
「ＯＢ・ＯＧの方と交流を図らせてもらった際に、自分が思い描いていた会社とはかけ離れていたことに、内定を承諾していこう初めて気づくことが出来ました。こんなにも相談にのってもらえない社員ばかりの会社だとは思っていませんでした。」という具合です。これいわれたら、僕が人事なら、もうどうしょうもないですわ。。
でも実際に、こういうことを経験してしまって、内定辞退の決断をしているという嘘みたいにかわいそうな学生もいるわけですからね。
まとめ
こんな感じで考えると、別に内定辞退の理由として、「選考過程で実は第一志望とはいってたけど、本当は選考に落とされないためにいってました！ごめんなさい！」なんてことを馬鹿正直に言う必要なんてないんです。
言いたい人はいってください。
でも、もしそんなことをいったら、会社に呼び出しをくらって、どなられて説教されて、無駄な時間を取られるかもしれませんよ。。(´･ω･｀)
僕はそうなるくらいだったら、企業をうならせるくらいの内定辞退の理由を堂々と宣言して、ちゃっちゃと連絡を終えてしまいますよ。その方がだって楽ですもん。
というわけで、以上、内定辞退を電話でする際に気を付けるべきことについて全般の情報でした。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。では。